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Oft gefragt

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Vor der Reiseanmeldung
Wir sind keine Schulklasse. Können wir trotzdem bei welcome berlin tours buchen?

welcome berlin tours ist ein Spezialreiseveranstalter für Klassenfahrten, Studienreisen und Jugendgruppen. Für alle Altersklassen haben wir die passenden Unterkünfte und speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Angebote.

Warum sind folgende Angaben für die Erstellung eines konkreten Angebotes wichtig: Reisetermin, Personenzahl, Alter der Teilnehmer, Abfahrtsort und Budget?

Jedes Angebot wird individuell ausgearbeitet. Der Reisepreis ist entscheidend von der Gruppengröße, dem Reisetermin und vom Abfahrtsort abhängig. In einigen Reisezielen gibt es Altersbeschränkungen, die wir bei Angebotserstellung berücksichtigen. Alle Angebote werden auf den für Sie bestmöglichen Preis kalkuliert. Dieser variiert jedoch von Land zu Land. Um zu ermitteln, ob ein bestimmtes Reiseziel zu Ihrem Budgetrahmen passt, sind Ihre Vorgaben für uns sehr wichtig.

Warum ist die Angabe der konkreten Teilnehmerzahl von Bedeutung?

Der Reisepreis ist unter anderem abhängig von der Teilnehmeranzahl der Gruppe und variiert bei verschiedenen Gruppengrößen. Bei Busreisen fällt der Reisepreis mit zunehmender Teilnehmerzahl niedriger aus. Bei Flugreisen ist das unter Umständen andersherum. Für den Reisepreis zählt immer die gesamte Teilnehmerzahl inklusive Begleiter.

Wie groß muss meine Gruppe mindestens sein?

Wir bieten Reisen für Gruppen ab 10 Personen an. Bei einigen Reisezielen ist die Mindestteilnehmerzahl jedoch höher, abhängig von der gewählten Unterkunft.

Wie viele Freiplätze bekomme ich?

Wir bieten Ihnen eine Ihren individuellen Bedürfnissen angepasste Freiplatzregelung an. Teilen Sie uns bei Ihrer Anfrage einfach mit, wieviele Freiplätze Sie benötigen.

Wer kann die Freiplätze nutzen?

Die Freiplätze können von den Begleitpersonen oder anderen einzelnen Reiseteilnehmern genutzt werden. Auch steht es Ihnen frei, die Freiplätze auf die gesamte Gruppe zu verteilen.

Wie werden die Begleiter untergebracht?

Die Begleiter werden separat in der Unterkunft untergebracht. Die Kategorie variiert je nach Unterkunft.

Mir liegt noch keine Genehmigung des Schulamtes/ der Schulleitung vor. Was kann ich tun?

Schulen und Lehrer haben bei welcome berlin tours die Möglichkeit unter Vorbehalt der Genehmigung durch das Schulamt/ der Schulleitung zu buchen. Damit erhalten Sie ausreichend Zeit, alle Fragen rund um die Genehmigung zu klären und Sie können sich frühzeitig attraktive Termine ohne rechtliche Verpflichtung sichern.

Wie kann ich das Angebot verbindlich buchen?

Für eine verbindliche Buchung benötigen wir die ausgefüllte Reiseanmeldung, welche unserem Angebot beiliegt. Sie vermerken auf der Reiseanmeldung den Reisetermin, die Angebotsnummer, die Personenzahl und eventuelle Programme oder Versicherungen. Dann füllen Sie noch die Daten der Schule aus und versehen das Formular mit einem Schulstempel. Sie können uns die Reiseanmeldung per Email, Fax oder Post zusenden.

Hafte ich für alle Reiseteilnehmer?

Ist die Schule der Reiseanmelder, haften Sie nicht persönlich.

Kann ich beim Deutschen Bundestag / Bundesrat Fahrtkostenzuschüsse beantragen?

Klassenfahrten nach Berlin werden von der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen von Fahrtkostenzuschüssen gefördert. Die Anträge können beim Bundesrat oder in dem Büro des Bundestagsabgeordneten Ihres Wahlkreises gestellt werden. Da die Nachfrage sehr hoch ist, empfehlen wir Ihnen, sich frühzeitig an die entsprechenden Stellen zu wenden.

Finden die Reisen an bestimmten Terminen statt?

Grundsätzlich organisieren wir die Reise zu Ihren Wunschterminen. In Hauptreisezeiten kann es jedoch sein, dass in ausgewählten Reisezielen Mindestaufenthalte gelten.

Meine Wunschreise ist nicht dabei, kann ich auch eine andere Reise anfragen?

Gern können Sie sich in solchen Fällen an den jeweiligen Länderspezialisten bei uns wenden.

Warum ist mein Angebot teurer als der ab-Preis auf der Internetseite?

Die im Internet angegebenen Preise sind „ab-Preise“, die für den günstigsten Reisezeitraum und eine optimale Busauslastung mit 45 Personen, berechnet wurden.

Was bedeutet Durchführungsgarantie?

Wir garantieren in jedem Fall die Durchführung ihrer gebuchten Reise.

Was bedeutet „Koordinierung“ (Sparpreis)?

Insbesondere kleinen Gruppen (unter 37 Personen) ermöglichen wir Klassenfahrten zu günstigen Preisen. Den Sparpreis teilen wir in Ihrem schriftlichen Angebot mit. Sie verreisen mit einer von uns gesuchten Gruppe an festgelegten Abfahrtstagen im Bus und stimmen die Ausflüge miteinander ab. Wir koordinieren die Reise Ihrer Klasse möglichst mit Gruppen aus der gleichen Region bzw. entsprechend der Fahrtroute.

Welche Leistungen sind bei welcome berlin tours inklusive? Wo entstehen Zusatzkosten?

Im Reisepreis sind alle im Angebot ausgewiesenen Leistungen inklusive. Bei einigen Reisezielen muss vor Ort eine Citytax oder Kurtaxe bezahlt werden. Die genauen Angaben erhalten Sie mit dem Angebot bzw. mit den Reiseunterlagen.

Wann erfolgt die Abfahrt und wann ist die Rückreise geplant?

Bei Buchung können Sie uns gern Ihre gewünschte Abfahrtszeit angeben. Haben Sie keinen Zeitwunsch angegeben, legen wir die Abfahrtzeiten für Sie fest. In der Regel planen wir die Hinfahrt um 08:00 Uhr ab der gewünschten Abfahrtsstelle und die Rückfahrt um 10:00 Uhr ab der Unterkunft. Abweichungen sind möglich. Die genauen Abfahrtszeiten erfahren Sie mit den Reiseunterlagen.

Welche Anreiseart ist für meine Gruppe sinnvoll? (Bahn, Flug, Bus, Sparpreis Bus)

Auf Grund der Gruppengröße kann es preiswerter sein, eine bestimmte Anreiseart zu wählen. Generell gilt: Bei Busreisen fällt der Reisepreis mit zunehmender Teilnehmeranzahl niedriger aus. Bei Flugreisen gilt: je größer die Gruppe, desto höher der Flugpreis. Bei  kleinen Gruppen bis (unter 40 Personen) bieten wir an ausgewählten Terminen einen Sparpreis Bus an. Das bedeutet, Sie verreisen mit einer von uns gesuchten Gruppe im Bus und stimmen die Ausflüge miteinander ab. Die Anreise mit der Bahn empfiehlt sich ebenfalls bei kleineren Gruppen. Aber auch größere Gruppen können mit der Bahn verreisen, da wir unter anderem größenunabhängige Festpreise mit der Bahn anbieten.

Informationen zur Busanreise
Kann ich mit meinem Wunschbusunternehmen fahren?

Gern fragen wir ein Busunternehmen Ihrer Wahl an.

Wie viel Gepäck darf ich mitnehmen?

Bitte nehmen Sie pro Person max. 2 Gepäckstücke mit insgesamt 20 kg mit. Um das gesamte Reisegepäck Ihrer Gruppe so optimal wie möglich verstauen zu können, bitte wir Sie Hartschalenkoffer möglichst zu vermeiden.

Kann ich den Bus vor Ort nutzen? Wie viele Freikilometer habe ich?

Ob der Bus vor Ort für Ausflüge genutzt werden kann und wie viele Freikilometer zur Verfügung stehen, ist dem Angebot bzw. der Buchungsbestätigung zu entnehmen.

Was muss ich bezüglich der Lenk- und Ruhezeiten des Busfahrers beachten?

Wir planen Ihre Abfahrtszeiten und Ausflüge gemeinsam mit den Busunternehmen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Mit den Reiseunterlagen erhalten Sie ein Merkblatt, mit dem wir Sie über die Arbeitsvorschriften informieren möchten.

Ist die Sicherheit in den Bussen gegeben?

Sicherheit wird bei uns groß geschrieben. Wir setzen moderne Reisebusse mit  erfahrenen Fahrern ein. Alle eingesetzten Reisebusse werden regelmäßig in Fachwerkstätten gewartet und alle 90 Tage durch TÜV oder DEKRA im Rahmen der gesetzlichen Sicherheitsprüfungen kontrolliert. Die Sicherheitsprüfung (SP) ist eine Sicht-, Wirkungs- und Funktionsprüfung des Reisebusses. Die Prüfplakette mit der SP-Prüfmarke ist am Heck eines jeden Reisebusses sichtbar angebracht.

Informationen zur Fluganreise
Auf der Homepage der Airline ist der Flug viel günstiger. Woran liegt das?

Mit der Anfrage auf der Website der Fluggesellschaften können meist nur Preise für wenige Teilnehmer abgefragt werden. Die Preise steigen im Flugbereich in der Regel mit zunehmender Personenzahl.

Wie viel Gepäck darf ich mitnehmen?

Die Gepäckbestimmungen variieren je nach Fluggesellschaft. Die für Sie zutreffende Freigepäckregelung ist dem Angebot zu entnehmen.

Nach der Reiseanmeldung
Was ist die welcome - BEST-PREIS-GARANTIE?

Bezahlen Sie keinen Cent mehr als nötig - Wenn Sie innerhalb von 6 Wochen nach Ihrer Buchung ein identisches Angebot eines anderen Reiseveranstalters günstiger buchen können, bestätigen wir Ihnen die Reise zum günstigeren Preis oder stornieren kostenfrei. Zwischen Buchung und Abreise dürfen nicht weniger als 35 Tage liegen.

Wann bekomme ich eine Buchungsbestätigung?

Bis 2 Wochen nach Buchungseingang erhalten Sie die Reisebestätigung sowie Ihr persönliches „welcome-Infopaket“: Reiseführer (Marco Polo o.ä.), Prospektmaterial zum Reiseziel, Unterkunftsprospekt, DVD und Stadtplan für ausgewählte Reiseziele, Stadterkundungsspiel für Städtereisen.

Wann und wie erfolgt die Zahlung?

Innerhalb von 2 Wochen nach Buchungseingang erhalten Sie Ihre Buchungsbestätigung/ Rechnung. Vier Wochen nach Erhalt der Rechnung wird eine Anzahlung in Höhe von € 150,00 pauschal pro Gruppe zuzüglich der Prämien für ggf. abgeschlossene Reiseversicherungen fällig. Der Restbetrag ist bis 4 Wochen vor Reisebeginn zu leisten. Abweichungen sind, z.B. bei kurzfristigen Buchungen oder Flugreisen, möglich.
Die Zahlung erfolgt grundsätzlich per Überweisung.

Wann bekomme ich die Reiseunterlagen?

Bis 2 Wochen vor der Reise übersenden wir Ihnen die Reiseunterlagen: Voucher für die Unterkunft, Beförderung und Programmpunkte, detaillierter Programmablauf, Tickets, 24h-Service-Rufnummer etc.

Was passiert, wenn ich die komplette Reise absagen muss?

Die Erklärung über die Absage der vollständigen Reise ist schriftlich abzugeben. Erfolgt der Rücktritt bis zum 35. Tag vor Reisebeginn entstehen pauschal pro Gruppe Stornierungsgebühren in Höhe von € 150,00 zuzüglich der Gebühren für Leistungen mit abweichenden Stornierungsgebühren (z. B. für Bahn- oder Flugtickets) sowie nicht stornierbare Leistungen (z. B. Versicherungen). Ab dem 34. Tag vor Reisebeginn fallen pro Person folgende Stornierungsgebühren an: vom 34.-22. Tag vor Reisebeginn 20% des Reisepreises, vom 21.-11. Tag vor Reisebeginn 35% des Reisepreises und ab dem 10. Tag vor Reisebeginn 80% des Reisepreises zuzüglich der Gebühren für Leistungen mit abweichenden Stornierungsgebühren und nicht stornierbaren Leistungen.
Abweichende Regelungen sind möglich und Ihre Buchungsbestätigung zu entnehmen.

Kann ich einzelne Teilnehmer von der Reise abmelden?

Einzelne Teilnehmer (bis 10% der Gruppengröße) können bis zum 35. Tag vor Reisebeginn kostenfrei abgemeldet werden. Gebühren können für Leistungen mit abweichenden Stornierungsgebühren (z. B. für Bahn- oder Flugtickets) sowie nicht stornierbaren Leistungen (z. B. Versicherungen) anfallen. Bitte beachten Sie, dass es durch den Verlust von Freiplätzen oder der Unterschreitung der Mindestteilnehmerzahl zu einer Erhöhung des Gruppenreisepreises kommen kann. Die allgemeinen Stornierungsbedingungen sowie abweichende Regelungen sind Ihrer Buchungsbestätigung und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu entnehmen.

Kann ich auch nach der Reiseanmeldung Teilnehmer zubuchen?

Die Zubuchung von Teilnehmern ist möglich, wenn die Verfügbarkeiten bei den gebuchten Leistungen (Unterkunft, Bus, o.ä.) vorhanden sind.

Bis wann kann ich das Programm vor Ort zubuchen?

Das Programm vor Ort kann je nach Verfügbarkeit bis ca. 4 Wochen vor Reisebeginn zugebucht werden.

Muss ich eine Namensliste einreichen?

Eine Liste mit den Vor- und Zunamen sowie dem Geschlecht aller Reiseteilnehmer ist vor Reisebeginn bei welcome berlin tours einzureichen.

Ich habe die Zahlungsfrist verpasst. Was passiert jetzt und findet die Reise trotzdem statt?

Die Reise wird bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist nicht automatisch storniert. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Wie ist die Zimmeraufteilung für meine Gruppe?

Die Zimmeraufteilung teilen wir Ihnen auf Wunsch mit den Reiseunterlagen mit. Bitte beachten Sie, dass Änderungen der Zimmeraufteilung seitens der Unterkunft bis zum Anreisetag möglich sind.

Welche Reisedokumente benötige ich?

Denken Sie bitte daran, bei einer Auslandsreise unbedingt den gültigen Personalausweis, Kinderausweis mit Lichtbild bzw. Reisepass mitzunehmen. Das ist Ihre „Eintrittskarte” für Ihre Fahrt. Achten Sie bitte bei jeder Auslandsfahrt (auch Tagesausflug ins Ausland) unbedingt darauf, dass insbesondere ausländische Mitschüler oder Austauschschüler ihre Aufenthaltsgenehmigung mitführen sowie im Besitz eines gültigen Reisedokuments einschließlich ggf. notwendiger Visa und Transitvisa sind. Für die Einhaltung der Pass-, Zoll- und Devisenbestimmungen ist jede Gruppe selbst verantwortlich. Auf Anfrage informieren wir gerne über die Reiseroute und die jeweiligen Bestimmungen für das Land, in das Ihre Reise führen soll bzw. für die Länder durch die Sie reisen werden.

Reiseversicherungen
Was beinhaltet die Versicherung?

Der ELVIA Reiserücktritt-Basisschutz DEUTSCHLAND/ EUROPA beinhaltet: Reiserücktritt-Versicherung sowie Reise-Assistance.
Das ELVIA Versicherungspaket DEUTSCHLAND/ EUROPA beinhaltet: Reiserücktritt-Versicherung, Reise-Assistance, Reiseabbruch-Versicherung, Reisehaftpflicht-Versicherung sowie Reise-Krankenversicherung inkl. Kranken-Rücktransport.
Nähere Informationen erhalten Sie hier: http://www.superklassenfahrten.de/reiseversicherung

Müssen alle Schüler die Versicherung abschließen?

Reiseversicherungen können von einzelnen Teilnehmern, unter Angabe des Vor- und Zunamen,  abgeschlossen werden. (Ausnahme Versicherungen inkl. Lehrerausfall-Versicherung oder Teilnehmerausfall-Versicherung)

Was bedeutet Lehrerausfallschutz (Lehrerausfall-Versicherung)?

Mit der Lehrerausfall-Versicherung wird das Risiko des Ausfalls der ganzen Gruppe abgedeckt, wenn der/die aufsichtsführende Lehrer/-in wegen eines Ereignisses aus versichertem Grund an der Fahrt nicht teilnehmen kann. Die Unterschreitung von 2 Lehrpersonen ist vorausgesetzt. Alle Teilnehmer der Gruppe müssen versichert sein.

Was bedeutet Teilnehmerausfallschutz?

Im Rahmen der Teilnehmerausfall-Versicherung werden die Mehrkosten erstattet, wenn sich der anteilige Reisepreis der versicherten Personen durch Ausfall einer oder mehrerer mitversicherter Teilnehmer aufgrund der benannten versicherten Ereignisse erhöht. Alle Teilnehmer der Gruppe müssen versichert sein.

Während der Reise
Gibt es einen Ansprechpartner vor Ort?

Während der Reise steht Ihnen das Personal der gebuchten Unterkunft als persönlicher Ansprechpartner für Fragen rund um die Unterbringung zur Verfügung. Wir sind jederzeit telefonisch für Sie zu erreichen, um auftretende Fragen zu klären. Unsere 24 h- Service-Rufnummer erhalten Sie mit den Reiseunterlagen

An wen wende ich mich, falls vor Ort etwas nicht meinen Erwartungen entspricht?

Für den Fall, dass während der Reise einmal etwas nicht so ablaufen sollte, wie ursprünglich vorgesehen, stehen wir rund um die Uhr telefonisch zur Verfügung. Unsere 24 h- Service-Rufnummer erhalten Sie mit den Reiseunterlagen.

Nach der Reise
Wann erhalte ich die Endabrechnung?

Die Endabrechnung geht Ihnen im Anschluss an die Reise zu.

Wie kann ich den Service und die Leistungen von welcome berlin tours und seinen Partnern bewerten?

Die Zufriedenheit unserer Kunden hat für uns oberste Priorität. Um unseren Service sowie die Leistungen unserer Partner kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern, freuen wir uns über Kritik, Lob und Anregungen. Im Anschluss an Ihre Reise erhalten Sie von uns einen Fragebogen auf dem Sie Ihre Bewertungen abgeben können. Für die Teilnahme möchten wir uns mit einem Reisegutschein bedanken, der für die nächste Klassenreise mit welcome berlin tours angerechnet werden kann.